VoIP: Impact op de bedrijfsvoering

Redenen om over te stappen naar VoIP zijn de volgende:
-   Kostenreductie (telefoonkosten en beheerskosten)
-   Verbeterde communicatie met klanten

Niet alleen de gesprekskosten in een volledige VoIP situatie zullen drastisch omlaag gaan, met name voor bedrijven die internationaal bellen zijn er aanzienlijke besparingen op de gesprekskosten te realiseren.
Bedrijven welke over meerdere vestigingen beschikken, kunnen ook aanzienlijk voordeel halen door de gesprekken te bundelen vanaf ?n centrale lokatie in zowel de kosten als de communicatie met klanten.

De verbeterde communicatie met klanten bestaat uit heel veel facetten, en bepaalde aspecten tellen voor de ?n meer dan de ander. Denk daarbij aan bewegingsvrijheid, integratie met applicaties, gespreksopnames,

Daarnaast dient ook aandacht besteed te worden aan:
-   Beveiliging
-   Uitvalbestendigheid

Beschermingsmaatregelen voor een datanetwerk zijn inmiddels gemeengoed geworden.
Naarmate VoIP breder zal worden toegepast zullen er ook manieren bedacht worden om het medium te misbruiken. Bekend is inmiddels al SPIT (SPam over Ip Telephony), waarbij reclame voicemails naar telefoonnrs. verstuurd worden.

Uitvalbestendigheid is een belangrijk technisch gegeven. Omdat telefoon toestellen de benodigde voeding van een telefooncentrale ontvangen, en d? gebeurt niet met VoIP toestellen is het belangrijk dat aandacht besteed wordt hoe VoIP toestellen hun voeding blijven ontvangen indien er sprake is van spanningsuitval.
 

Kostenreductie
Veel telecom-kosten worden gemaakt betreffen het zgn. Interoffice verkeer.

Organisaties die over enkele kantoorlocaties in Nederland beschikken, ervaren een vast kostendeel van ongeveer 60-70% van de totale telecomkosten dat bestaat uit gespreksverkeer tussen alleen maar de eigen locaties.
Door toepassing van VoIP worden deze gesprekken over het Internet geleid, waardoor een forse kostenreductie bereikt gaat worden.
Hetzelfde geldt voor bedrijven die veel met vaste klanten en toeleveranciers kontakt hebben. Door de snelle invoering van VoIP zullen de andere variabele kosten ook gaan afnemen.

Ook organisaties die v?l te maken hebben met relocaties intern of extern zullen aanzienlijk kunnen profiteren van VoIP technologie omdat veel mutaties in eigen beheer kunnen worden uitgevoerd.

Daarnaast zullen bedrijven die weinig administratief personeel op remote lokaties hebben, zeker profiteren van de toepassing van VoIP, wederom om redenen van beheer.
 

Alleen de gesprekskosten naar niet-VoIP locaties worden berekend, omdat deze gebruik maken van de traditionele telecom infrastructuur.

In VoIP technologie zijn al voorzieningen opgenomen t.b.v. Video conferencing.
Door toepassing van VoIP is een netwerk automatisch voorbereid op het zgn. Triple Play, de samenvloeiing van Data, Spraak, Video in ?n netwerk.
Dit is waar telecom aanbieders al jaren over spreken, waardoor het ook mogelijk wordt om andere technologie? in bedrijfsnetwerken in te voeren als Televisie via het Internet (IP-Broadcasting) waardoor een veel gedifferentieerder publiek veel beter bediend kan worden met programma?s (en reclame) toegespitst op specifieke doelgroepen.

Kortom, in grote lijnen is er zeker een neerwaartse ontwikkeling van prijzen in de VoIP markt op termijn te bespeuren waardoor de overstap gerechtvaardigd wordt.

Bereikbaarheid en Flexibiliteit
Een telefoonnummer staat los van het fysieke toestel, waardoor in principe elk toestel gekoppeld kan worden aan een toestelnummer. M.a.w. thuiswerken met een zakelijk toestelnummer is zo heel eenvoudig te realiseren, omdat het toestelnummer is verplaatst (n?t doorgeschakeld!) naar een ander toestel. Dus uw VoIP thuis telefoon krijgt zo een nieuwe nummer toegewezen (erbij kan ook!) of u laat uw Mobiele telefoon met het zakelijke toestelnummer fungeren.
 

Uw relaties behoeven niet meer verschillende nrs. op te slaan waaronder u eventueel bereikbaar kan zijn. Uw toestelnr. reist met uw mee, zodra u gebruik maakt van VoIP.
Daardoor kunt u veel beter bepalen door wie u w? of n?t tijdens uw vakantie of zakenreis benaderd wilt worden.
Want u bent natuurlijk altijd vrij om een toestel in ?Do Not Disturb? modus te plaatsen waardoor men automatisch in uw VoiceMail terecht komt, en u de controle houdt over uw eigen tijd.

Echt belangrijke gesprekken kunt u rechtstreeks ontvangen op uw mobiel?.
U kunt zich het verbeterde gebruikersgemak met VoIP technologie voorstellen.

In fysieke zin wordt het ook mogelijk om VoIP toestellen makkelijker te plaatsen op of rondom werkplekken. Traditionele telefonie toestellen hebben altijd nog een telefoon aansluiting nodig. Door toepassing van VoIP vervalt de noodzaak van het verzorgen van een dubbele infrastructuur (LAN en Telefonie) naar de werkplek.
Moderne VoIP toestellen zijn voorzien van een zgn. ingebouwde 2-poorts switch.
Deze switch dient voor de aansluiting van het VoIP toestel ? voor het aansluiten van de PC op de werkplek op de 2e poort van de ingebouwde switch.
Daardoor kan middels ?n LAN kabel naar de werkplek zowel het VoIP toestel als de PC op de werkplek worden aangesloten op het bedrijfsnetwerk.

Beveiliging
Computertechnologie en Beveiliging gaan hand-in-hand. VoIP maakt gebruik van computer- technologie en daarom is het belangrijk om serieus aandacht te besteden aan beveiliging.
Naast gebruikelijke datanetwerk bedreigingen zullen nieuwe VoIP gerelateerde bedreigingen hun intrede doen.

Spoofing, SPIT en SPIM zijn daarvan op dit moment de meeste bekende vormen.
 

VoIP maakt gebruik van TCP/IP en MAC adressen van toestellen. MAC adressen kunnen worden nagebootst (=spoofing). Daardoor kan je een apparaat zich laten voordoen als een ander apparaat.
Beveiliging kan worden gerealiseerd middels keuze van de juiste componenten ? toepassing van de juiste beveiligingsmiddelen in technologies opzicht, maar dient ook te bestaan tot fysieke beveiliging tot ruimtes waar de apparatuur zich bevindt, of waar belangrijke informatie over het netwerk wordt bewaard.

Naarmate technologische toepassingen geavanceerder worden, zullen de beveiligings- vraagstukken complexer worden.
Beveiliging zal van meet af aan ?reeds tijdens de ontwerpfase- moeten worden meegenomen in het gehele beleid, omdat de praktijk leert dat een latere focus op beveiliging tot veel hogere kosten leidt.
 

SPIM en SPIT zijn vormen van misbruik die in de komende jaren hun opgang zullen maken.
SPIT behelst misbruik van Voice Mail boodschappen, SPIM is misbruik van Instant Messaging technologie en als zodanig niet alleen beperkt tot VoIP maar zeker ook allerlei Chat (=IM) toepassingen op de PC.

Uitvalbestendigheid (Redundancy)
Een ander aspect van beveiliging is het voorkomen van uitval van apparatuur. Aangezien het een zo?n belangrijk aspect betreft besteden we hier speciale aandacht aan.
In netwerken is het key om te voorkomen dat er een ?single point of failure? optreedt.

Daar waar het bedrijfsnetwerk op het Internet wordt aangesloten, is in principe altijd sprake van ?n ?single point of failure?. Met de invoering van VoIP wordt de mate van kwetsbaarheid alleen maar vergroot. Als de Router of Firewall uitvalt, is niet alleen meer data onmogelijk (email, browsen en remote applications, lokale werkzaamheden kunnen blijven doorgaan) maar men is geheel onbereikbaar geworden via de telefoon.

De Gartner-groep adviseert daarom aandacht te besteden aan de volgende 4 zaken bij toepassing van VoIP;
- Houdt altijd een beperkt aantal traditionele telefoon toestellen gekoppeld aan de traditionele     telefonie infrastructuur, voornamelijk op de hoofdlocatie.
- Zorg voor dubbele koppeling naar het Internet.
  Dus niet ?n maar twee Routers t.b.v. de Internet aansluiting. Neem dan bij voorkeur 2           verschillende ISP's, en om het helemaal mooi te maken 2 verschillende typen aansluiting (xDSL   ? Kabel). De kans dat beide dan uitvallen wordt tot een minimum beperkt.
- Maak gebruik van Routers die via POTS een back-up verbinding kunnen opbouwen indien xDSL   of Kabel uitvalt.
- Stel vast welke VoIP toestellen een belangrijke plaats innemen in het eigen netwerk.  
  Zorg voor een spanningsuitval beveiliging middels een zgn. UPS.

Samenvatting
 VoIP is here to stay. De technologie is volwassen en kan worden toegepast.
De wijze van toepassing wordt geheel bepaald door de eisen en wensen van de gebruiker ? de uitvoering van diens organisatie. Datanetwerken kan men tamelijk uniform volgens een gelijk stramien uitvoeren.
 

Nieuwere toepassingen op basis van computertechnologie zoals VoIP en beveiligings- technologie? als Biometrie worden veel meer op de specifieke situatie van de klant toegespitst.
Het is van belang zich dit goed te realiseren. Een goede projectmatige aanpak is belangrijk voor het succes van de VoIP implementatie in het bedrijfsleven.

Niet alleen maar de wens om VoIP toe te passen om redenen van bijv. kostenbesparing.
Digital Deal heeft zich al geruime tijd verdiept in VoIP als technologie.
De markt wordt daartoe ingedeeld in een drietal categorie? op basis van omvang van het VoIP project.

Kleinere organisaties zijn doorgaans het beste af met een oplossing waarbij de VoIP functionaliteit zoveel mogelijk bij de VoIP aanbieder komt te liggen. Net zoals de huidige Centrex-gebaseerde telefonie oplossingen die met name op het Noord-Amerikaanse continent ook veel wordt toegepast.
Middelgrote klanten vereisen speciale aandacht. Afhankelijk van de omvang en uitvoering van de organisatie zal een keuze gemaakt moeten worden om de SIP Server bij de ISP te houden of deze toch in de eigen organisatie te implementeren.
Grote bedrijven zijn in feite gemakkelijker in de uitvoering, omdat daar meestal de SIP Server (misschien wel meerdere daarvan decentraal opgesteld) in het eigen netwerk wordt geplaatst.

Digital Deal levert een product portfolio welke aansluit bij elk type klant, van Toestel, VoIP enabled Router, overige netwerk componenten, IP-PBX, SIP Server tot en met het VoIP telefonie abonnement.
Ten behoeve van bepaalde markten (klein, middelgroot en groot) kiezen we voor bepaalde apparatuur en merken omdat die producten zich richten op de specifieke markt.
Daarin ligt een heel groot verschil met de bekende computermarkt.
Van een desktop computer voor een klein bedrijf wordt hetzelfde verwacht als bij een groot bedrijf. Het grotere bedrijf kan hooguit wat meer eisen stellen op het gebied van beheersbaarheid, maar de processorsnelheid, hoeveelheid geheugen en opslagcapaciteit zullen veelal gelijk moeten zijn. Dat is met VoIP toch een heel ander verhaal.

De toestellen op het bureau zullen niet teveel in functionaliteit elkaar ontlopen, maar de inrichting van het VoIP netwerk zal per situatie verschillend er totaal anders uit kunnen zien.

Vervolg: VoIP ? Techniek achter de  praktijk

Bron: www.digital-deal.nl